¿Cuánto tiempo debemos guardar facturas y recibos?

Es una duda común que a todos nos asalta, cuando nos encontramos ante determinados papeles como un recibo de alquiler, saber cuánto tiempo hemos de guardar ese justificante de pago. Muchas veces, por ignorancia de estos plazos, nos deshacemos de justificantes que luego pueden hacernos falta, por ello, hoy hablaremos de los más comunes en una casa.

Evidentemente, cada tipo de factura, recibo o contrato tiene unas características diferentes que hacen que debe de ser guardado durante más o menos tiempo, lo que supone que sea importante tener bien ordenados los mismos, para no acabar con miles de papeles que ya no sirven para nada. Lo importante es guardar únicamente aquellas cosas que realmente nos pueden servir de cara a que alguien nos reclame un incumplimiento, o por el contrario, para reclamar nosotros a la otra parte, como en el caso de un aparato estropeado que esté en periodo de garantía. Por supuesto, siempre debemos de conservar el documento original, ya sea factura electrónica o factura tradicional en papel.

En orden de temporalidad, aquellos papeles que hemos de conservar de forma permanente son, las escrituras y notas del registro de la propiedad de todos los bienes inmuebles que poseamos. Estos hay que conservarlos, al menos, mientras que seamos propietarios de ellos, tras la venta de los mismos es aconsejable conservar las escrituras junto con el contrato de compraventa durante cinco años desde que se produjo el cambio de titularidad. También los justificantes de los pagos que se hicieron sobre la base de esa transacción.

Si para la adquisición del bien inmueble se solicitó un préstamo hipotecario, los justificantes del contrato y del pago de los correspondientes recibos deben de conservarse durante los siguientes veinte años desde la cancelación de la hipoteca.

Los contratos de alquiler de viviendas, locales, tierras o cualquier otro bien inmueble, deben de conservarse mientras dure el arrendamiento y hasta cinco años después de su finalización, que debe de quedar reflejada en un documento de rescisión de contrato de arrendamiento y ser conservada junto al contrato.

Los recibos de pago se deben de conservar durante los cinco años posteriores a su fecha de vencimiento, es decir, si teníamos que pagar la renta el uno de diciembre de 2017, sería aconsejable conservar ese justificante de pago hasta el uno de enero de 2023.

La documentación relativa a cualquier tipo de préstamo o crédito personal, que no esté avalado con un bien inmueble, debe de conservarse hasta los cinco años posteriores a su cancelación.

Respecto de los vehículos, debemos de conservar la documentación relativa a su adquisición mientras seamos propietarios del mismo, y en el momento en el que lo vendamos o lo demos de baja, debemos conservar el justificante del contrato de venta, o de la baja, durante un plazo de seis meses desde el cambio de situación administrativa en los archivos de la Dirección General de Tráfico. Las facturas de las reparaciones que se le realicen debemos de conservarlas, al menos, durante el plazo de garantía de las mismas que, como mínimo son tres meses, aunque puede aumentar según el taller.

En general, debemos conservar durante los cinco años posteriores a su pago cualquier recibo justificante de suministros del hogar, como Internet, teléfono, gas, agua, etc. Se incluyen los recibos del pago de las pensiones de alimentos a los hijos, y los recibos del pago de gastos extraordinarios junto al justificante de la cantidad solicitada por el otro progenitor, como por ejemplo la copia de la factura de las gafas o de los libros de texto del cole.

Los contratos de seguros se deben de conservar durante el tiempo que dure su vigencia y hasta cinco años desde la rescisión del mismo, los justificantes de pago de las primas también deben de conservarse cinco años tras el pago de cada una de ellas. Este mismo plazo es aplicable a los justificantes de cobros de indemnizaciones y a la carta de resolución del contrato junto con el acuse de recibo por parte de la entidad aseguradora.

Todos los justificantes referidos a las obligaciones tributarias a las que nos enfrentemos, como el pago del IRPF, debemos de guardarlos durante los siguientes cuatro años, plazo máximo en el que nos pueden reclamar por errores en la declaración o por impago de la cantidad resultante a ingresar. También es importante guardar, junto al justificante de pago, copia de los documentos más importantes relativos a esa declaración.

Los extractos bancarios, los justificantes de ingresos en el cajero automático, o cualquier otra comunicación de este tipo, debe de conservarse hasta que se verifique que es correcto y no hay error en la cuenta de ingreso o en las operaciones extractadas. Salvo los casos en los que se trate de justificantes de ingresos de pagos de recibos, por ejemplo, el del pago de la comunidad de propietarios, que debe de conservarse también durante cinco años.

Los papeles relativos a la vida laboral tienen diferentes tiempos de conservación, y según cada persona, pues hay gente que decide conservarlos toda la vida, aunque realmente no es necesario.

Por ejemplo, los contratos de trabajo y las nóminas es una de las cosas que la gente más conserva, pero aun no siendo necesario conservarlos de por vida, si deben de conservarse hasta cuatro después de finalizada la relación laboral, por si hubiera de hacerse alguna reclamación y para fines tributarios, por si Hacienda nos reclamase por no ser correcta nuestra declaración del IRPF.

Las facturas de cualquier objeto que compremos debemos de conservarla durante toda la vida útil del mismo, pues incluso cuando la garantía se ha terminado, la factura puede sernos necesaria si el mismo se estropea o nos lo roban, y queremos hacer valer la cobertura de un seguro de hogar. Por ejemplo, si debido a una subida de tensión se nos estropea el ordenador que estaba conectado a la luz en ese momento, la aseguradora nos solicitará la factura del mismo para comprobar datos como su antigüedad, de cara a indemnizarnos por el arreglo del mismo.

No nos olvidemos de los informes médicos de lesiones, o aquellos que nos sirvan para la solicitud de ciertas acciones, como por ejemplo una incapacidad temporal o permanente, pues esos informes deben conservarse de por vida. No nos referimos aquí a informes médicos tipo visitas al médico por resfriados, sino a todos aquellos referidos a problemas de salud graves o intervenciones quirúrgicas que puedan derivar en una reclamación de responsabilidad civil por mala praxis médica, o que puedan ser prueba de una incapacidad.

Como vemos, todo depende de qué tipo de documento sea el que tenemos en la mano.